Wat kan je met een koppeling tussen een Document Management Systeem en MensCentraal?

Veel gemeenten maken gebruik van Corsa om Documenten te bewaren, een zogenaamd Document Management Systeem (DMS). Ook in MensCentraal slaan medewerkers documenten op, die bij de afhandeling van een zaak horen. Door de koppeling tussen een DMS en een regiesysteem, beperken we het aantal dubbele werkzaamheden. En zijn alle documenten gearchiveerd op  één centrale plek. Vanuit die centrale plek is ook de vernietiging van documenten geregeld volgens de ArchiefWet.

Een voorbeeld uit de praktijk

Als een wijkteammedewerker een zaak start in MensCentraal, start er direct een subzaak in Corsa. Terwijl de medewerker verder gaat met registreren, stuurt Corsa een dossiernummer naar MensCentraal. Dit nummer is te zien bij de zaakinformatie. Bij het afsluiten van een zaak geeft de medewerker aan welke stukken gearchiveerd moeten worden in Corsa. De medewerker kan hierin zelf een keuze maken. Met een druk op een knop archiveert de medewerker de stukken, heel eenvoudig. In Corsa zijn de documenten nu ook terug te vinden. In MensCentraal verschijnt nu een menuoptie ‘ externe documenten. Hierin zijn de gearchiveerde stukken te zien.

Meer mogelijkheden om de koppeling in te zetten

In het voorbeeld hierboven start het proces in MensCentraal. We werken daarnaast ook aan de volgende oplossingen:

• Bij start van het proces in een DMS

Als de gemeente post ontvangt van een burger, slaat de ‘post-afdeling’ het document digitaal op in een DMS. Vervolgens gaat de ‘hardcopy’ post naar de juiste wijkteammedewerker voor afhandeling.  Door de koppeling met MensCentraal, ontvangt de wijkteammedewerker dit document in MensCentraal. Stukken kunnen nu niet meer kwijtraken in de post. Ook is het voor andere medewerkers mogelijk om deze post te zien (mits geautoriseerd).

• Bij het verwerken van een digitale melding van een burger in een zaaksysteem

Steeds meer gemeenten bieden digitale dienstverlening aan op hun website. Burgers kunnen zo eenvoudig een vergunning of aanvraag doen via internet. Deze meldingen komen terecht in het zaaksysteem van de gemeente. Door dit zaaksysteem te koppelen aan de achterliggende regiesystemen, kan de juiste medewerker deze melding sneller oppakken.

Meer weten over koppelingen tussen MensCentraal en een DMS of zaaksysteem?

Beschikt uw gemeente over Corsa,een ander DMS of zaaksysteem? Wilt u advies over de mogelijkheden om archivering van documenten beter te regelen en administratieve lasten voor uw medewerkers te beperken? Neem dan contact op met Ramon Tromp, ramontromp@lostlemon.nl.