Almelo zet met haar dienstverlening de inwoners altijd centraal. Om de inwoners van Almelo nog beter en efficiënter te ondersteunen, gaat de gemeente Almelo de werkprocessen in het sociale domein verder digitaliseren. Maar hoe pak je dat aan?

Doel van deze digitalisering is onder meer om een completer beeld van de inwoners te vormen. Dit ondersteunt werken vanuit de 1gezin1plan-gedachte. Ook wil de gemeente Almelo haar inwoners regie over hun eigen situatie en inzage in hun gegevens bieden. Dit zorgt voor transparantie en een gelijke informatiepositie.

De wasstraat-aanpak

Om dit grondig en juist te doen, is de ‘wasstraat-aanpak’ ontwikkeld. Hierbij worden alle werkprocessen in het sociale domein op een gestructureerde wijze geanalyseerd, geoptimaliseerd, (door)ontwikkeld, en geïmplementeerd. Een beetje zoals auto’s in een wasstraat dus.

Door de wasstraat

Per werkproces ontwikkelen we aan de hand van een Project Startarchitectuur een nieuwe (digitale) werkwijze. Dit doen we met de opdrachtgever, het management, uitvoering, beleid en ICT gezamenlijk. In de wasstraat-aanpak richten we het werkproces (opnieuw) in vanaf het vormgeven van het proces tot de ingebruikname en de nazorg.

Meer tijd voor dienstverlening

Met het digitaliseren en automatiseren van de processen krijgt de gemeente Almelo meer tijd en middelen voor de dienstverlening aan de inwoners. Om dit optimaal te ondersteunen, zetten ze meerdere applicaties uit de MensCentraal Suite in. Mijn GemeentePortaal (het digitaal Sociaal Loket van de gemeente), MensCentraal (voor coaches) en Suites voor sociaal domein (backoffice) vormen de strategische applicaties in het sociaal domein. Hierbinnen zijn zoveel mogelijke taken ondergebracht. Er is nog een bijkomend voordeel; door minder gebruik te maken van papieren documenten, neemt de kans op datalekken af. Zo verbetert de informatiebeveiliging, is de privacy beter gewaarborgd en voldoet de gemeente Almelo aan de Archiefwet en Wet open overheid.

Inwoners meer regie

Bij de (her)inrichting van de werkprocessen wordt een koppeling gemaakt met Mijn GemeentePortaal. Dit stelt inwoners in staat om digitaal hun aanvraag te doen en geeft hen inzage in hun gegevens en stand van zaken. Inwoners en uitvoerders beschikken over gelijke informatie. Zo hebben inwoners de regie over hun gegevens en hun situatie. Een koppeling met het zaaksysteem zorgt voor een veilige en eenduidige archivering van de gegevens

Ondersteuning vanuit Lost Lemon

De gemeente Almelo doet zoveel mogelijk zelf, maar heeft Lost Lemon gevraagd te ondersteunen en mee te denken bij de inrichting van de werkprocessen en de applicaties. Een team van projectleiders en consultants werkt hierbij nauw samen. De projectleider en implementatieconsultant van Lost Lemon zijn vanaf begin betrokken om mee te denken over het proces en mogelijke functionaliteiten die het werk van de uitvoerders ondersteunen. De implementatie- en technisch consultant helpen de functioneel beheerders van gemeente Almelo bij de inrichting van werkprocessen, de koppelingen met andere systemen, de inrichting van digitale (aanvraag)formulieren en de eventuele migratie van gegevens naar de kernapplicatie MensCentraal.

Bijstandsgerechtigden met wisselende inkomsten moeten maandelijks hun inkomsten doorgeven aan de gemeente. In de gemeente Zoetermeer verliep dat proces tot voor kort op papier. Lost Lemon heeft dit proces, samen met de gemeente, volledig gedigitaliseerd.

Hoe het doorgeven van inkomsten werkt

Aan het begin van iedere maand vraagt MensCentraal (de regie-applicatie van Lost Lemon) automatisch de lijst met inwoners op die een inkomstenverklaring moeten inleveren. Die lijst wordt opgehaald uit de gemeentelijke applicatie. Automatisch wordt in het inwonerportaal (Mijn GemeentePortaal) een vragenlijst op naam klaargezet, zodat de inwoner zijn inkomsten kan doorgeven. Dit doet hij door het loonstrookje te uploaden, waarna de inkomensconsulent, na controle, de uitkering betaalbaar kan stellen.

Tevreden gemeente

Inmiddels heeft de gemeente Zoetermeer meerdere maanden achtereen succesvol deze inkomsten volledig automatisch opgevraagd. Dat doet ze bij haar inwoners die een bijstandsuitkering ontvangen en wisselende inkomsten hebben.

Odette Neyndorff, projectleider/kwaliteitsmedewerker van de gemeente Zoetermeer, is tevreden: “Na jaren van papieren dienstverlening bieden we onze inwoners met behulp van het inwonerportaal van Lost Lemon eindelijk de mogelijkheid om hun inkomsten digitaal door te geven. Een stuk sneller en makkelijker. En dit is pas de eerste stap. Ons uitgangspunt is digitaal waar het kan, persoonlijk waar nodig. En dat betekent dat we nog een hoop van onze processen naar het jaar 2022 moeten brengen. Maar dat gaat helemaal goedkomen!”

Wordt vervolgd

Ook bij die upgrade gaat Lost Lemon de gemeente Zoetermeer helpen. Wij zijn al aan de slag met het digitaliseren van de processen voor heronderzoek bijstand, aanvraag levensonderhoud en bijzondere bijstand.